Saiba como se prevenir e evitar que o condomínio tenha prejuízo
Com casos de empresas administradoras que faliram ou fecharam suas portas, muitos condomínios perderam fundos de reserva, de obras, além de sua arrecadação mensal. Em alguns casos, houve dano também em não pagamentos de tributos devidos durante meses, deixando os condomínios com um rombo contábil a ser preenchido.
Em São Paulo, uma administradora na zona sul da capital fechou as portas, e deixou muitos clientes sem a sua arrecadação mensal. Foi o caso do síndico Fabio Nori, de um residencial no Ipiranga, que ficou sem um vultoso fundo de reserva – era o dinheiro todo para fazer a pintura da fachada. O síndico estava negociando com fornecedores quem ofereceria o melhor preço, já que o pagamento seria à vista.
Fabio conta que a empresa era parceira do condomínio há dez anos, e que sempre havia sido bem atendido. Mas alguns meses antes, a situação começou a mudar. As contas eram pagas com atraso. Fornecedores começam a reclamar pelos pagamentos não depositados. O síndico foi até a administradora e encontrou um cenário desolador: mais de 30 funcionários demitidos, e as economias do condomínio haviam sumido.
Outra cliente da mesma administradora, que preferiu não se identificar, contou que sentiu o clima mudar com um ano de antecedência – durante esse período, mais de nove gerentes atenderam a conta do condomínio. Por isso, acompanhava bem de perto a atuação da prestadora de serviços. Diferente de Fabio, seu condomínio não teve prejuízo financeiro, mas houve dificuldade para resgatar a documentação do residencial – os funcionários que estavam de posse dos papéis queriam mais um mês de contribuição para devolvê-los. A cliente conversou e obteve os documentos do local sem ter de pagar nada a mais por isso.
O SíndicoNet procurou, durante semanas, o proprietário em questão para dar a ele sua versão dos fatos, mas o mesmo não foi encontrado para comentar. O vice-presidente do Secovi-SP também não estava disponível para comentar o caso. A Aabic, por sua vez, ressaltou que a administradora em questão não pertencia ao quadro de filiados da instituição.
Houve também um caso de uma administradora em Porto Alegre. Mesmo se tratando de casos isolados, é importante saber acompanhar o trabalho dessa empresa que presta uma assessoria crucial para o condomínio. Afinal, uma companhia que tem saúde financeira hoje pode não se achar nas mesmas condições no futuro.
Veja abaixo algumas sugestões de como manter o condomínio seguro:
Escolha da empresa: são vários os aspectos que devem ser levados em conta na hora de contratar uma administradora, mas vale desconfiar de quem tem um preço muito abaixo do resto do mercado, de “empresas de um homem só”, e também daquelas que não têm patrimônio para apresentar caso haja alguma ação judicial. Vale também pesquisar a situação da empresa em sites como o Serasa Experian e nos Tribunais de Justiça. Nesses, há um campo para busca chamado “consulta para jurisprudência”, ou algo similar. Ao entrar no mecanismo de pesquisa do TJ, é só digitar o nome da empresa para aparecer os casos em que a mesma esteve envolvida. Também é uma boa ideia visitar as instalações da empresa, saber se tem sede e patrimônio próprio. Conhecer alguns clientes mais antigos também ajuda a dar um panorama mais completo. - Veja aqui mais dicas de como escolher uma boa administradora para o seu condomínio
Contrato: deve ser curto e claro, para que todos entendam bem os deveres e direitos de cada parte. Um ponto a ser ressaltado é o prazo para a rescisão do serviço, que não deve ultrapassar 30 dias. Também devem constar no documento custos como de site, impressões, despesas bancárias, etc. - Veja aqui o que deve constar no contrato com a administradora
Demonstrativos mensais: os balancetes devem seguir o mês comercial. Ou seja, devem começar no dia 1 e terminar no dia 28, 30 ou 31. Caso seja feito de outra forma, fica mais difícil de detectar possíveis danos aos cofres do condomínio. Os balancetes também devem ser assinados mensalmente por um contador – o profissional é o responsável técnico pela veracidade das informações apresentadas ali. Nos balancetes também devem ser apresentados ao síndico documentos originais de que os contratos (como de manutenção) estão sendo pagos em dia. Depois de entregues ao síndico, as pastas devem ser arquivas no condomínio.
Tributos: há alguns pagamentos que, para a segurança de todos, deveriam ser efetuados pelo próprio síndico – nesse caso, a administradora mandaria as guias da previdência social, fundo de garantia e do INSS para serem pagas. Há alguns exemplos de empresas que fraudaram documentos do tipo, deixando os condomínios com uma enorme dívida trabalhista. O ideal é pedir as certidões de nada consta para a administradora a cada seis meses.
Check list da saúde financeira: a cada três meses vale a pena pedir as certidões negativas de débitos (CND) na Caixa Econômica Federal, Receita Federal e INSS da administradora e do condomínio. Se a empresa relutar, o próprio síndico pode verificar, já que basta o CNPJ para obter online essas informações. - A CND tem validade de 60 dias. Para obter a CND via internet, clique aqui.
Gestão da administradora: é importante que a empresa passe periodicamente por auditorias, que atestam sua saúde financeira. O próprio condomínio pode contratar esse serviço para analisar suas contas e se certificar de que a gestão do seu dinheiro está sendo feita de forma correta e sem desvios. Se a administradora tem certificados como ISOs, também é um bom indicativo.
Contas pool X conta própria: não vai ser o uso das contas pool – em que vários condomínios usam a mesma conta bancária, geralmente no nome da administradora – que vai assinalar se uma administradora é honesta ou não. Mas para esses casos, recomenda-se maior atenção quanto à solidez, tradição, capital social da empresa e, principalmente, quanto à transparência com que a movimentação financeira do condomínio é apresentada. O que não for movimentação ordinária, como fundo de reservas, de obras, recebimento de inadimplentes, entre outros, deve ficar em uma conta separada. A administradora não deve movimentar essa conta.
Uso da conta do condomínio (quando própria e não do tipo pool): os recentes casos de golpes e falências de administradoras foram de empresas que trabalhavam com sistema de conta própria para seus condomínios. Por isso, fica o alerta, já que trabalhar com o sistema de conta própria não quer dizer que as economias do condomínio estarão seguras. Atualmente diversos bancos já contam com a possibilidade de haver duas chaves eletrônicas para a mesma conta. O ideal é que a administradora deixe os pagamentos agendados para a semana, e que os mesmos sejam efetuados apenas com a aprovação do síndico, que pode fazer isso pelo site do banco ou com assinatura dos cheques. Se a administradora for a única responsável por efetuar os pagamentos, a atenção deve ser redobrada e o correto é que isso seja decidido em assembleia.
Contas de fundos extras: é melhor que esses montantes fiquem em conta separada da usada no dia a dia do condomínio. Dessa forma, a visualização do que há guardado e do que é dinheiro cotidiano é mais prática.
Trabalho independente: por melhor que a administradora seja, não é salutar que a mesma exerça também o trabalho de síndico
Funcionários da administradora: é de suma importância que a empresa conte com mão de obra especializada. Ter advogados e contadores próprios – e de preferência especializados na área condominial – também dá mais peso para as opiniões que a administradora emite
Seguro- fidelidade: pouquíssimas administradoras oferecem essa modalidade de seguro, que ainda é caro. Ele garante, porém, um mês de arrecadação do condomínio. É uma ferramenta para evitar surpresas como “a administradora faliu e não temos como pagar nada desse mês”
Seguro de responsabilidade civil: qualquer empresa ou prestador de serviço pode contratar essa apólice, que garante reembolso por erros cometidos. Apesar de caro, vale a pena pedir para que esse documento esteja anexado ao contrato de serviço firmado entre as partes.
Fique alerta se na sua administradora todos indícios abaixo acontecem simultaneamente
Os funcionários nunca são os mesmos
O atendimento ao seu condomínio muda muito
Há retenção de documentos do seu empreendimento, ou não se apresenta os originais no momento do balancete
Não efetua os pagamentos dos funcionários em dia
Não atende os condôminos como o esperado
E depois?
Se o seu condomínio foi surpreendido por uma administradora que faliu, ou que simplesmente fechou as portas – e levou consigo o dinheiro do condomínio – é importante agir rápido.
Os especialistas ouvidos pelo SíndicoNet afirmam que o mais cedo um condomínio entra com ação contra a administradora, maior é a possibilidade de se reaver o patrimônio. Por isso, é importante que um advogado seja contratado para que haja o acompanhamento adequado ao caso.
Para as contas urgentes do condomínio, o ideal é que seja convocada uma assembleia geral ordinária para fazer um rateio extra que cubra o que estiver pendente. Salários de funcionários, contas de água e luz e contratos de manutenção são as prioridades.
