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Assumir o cargo de síndico não é uma tarefa fácil e requer muita responsabilidade. Afinal, a função exige tomar decisões e fiscalizar o cumprimento das regras entre os moradores, contratar e supervisionar prestadores de serviços e muitas outras funções administrativas. Por isso, ao se candidatar para o cargo de síndico de condomínio, é importante pensar muito bem no assunto e estar de cientes dos deveres e atribuições desse posto.

Para administrar um condomínio, é preciso ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas, para quem quiser ser um bom síndico. Fora essas habilidades é preciso ter muita paciência com relação aos demais condôminos e ser um mediador de conflitos.

Organize seu setor administrativo

Administrar finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar regular, ou seja, em dia com a parte financeira. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:

• Salário dos funcionários;

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• Contas de água e luz;

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• Impostos e taxas;

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• Fornecedores.

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Além do dinheiro, o administrador deve-se atentar sobre questões administrativas, como:

• Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;

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• Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;

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• Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;

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• Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.

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Contrate serviços para manutenção predial

As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:

• Acompanhar a execução de obras realizados no condomínio;

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• Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;

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• Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.

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No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.

Conte com assistência jurídica e contábil

O condomínio deve contar com o respaldo de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio.

Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam na prestação das guias do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.

Prestação de contas

É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:

• Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;

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• Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;

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• Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;

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• Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.

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Síndico: uma tarefa para poucos

Se você é síndico, tenha orgulho do seu papel. Por mais que seja uma função cheia de desafios, o administrador é responsável pelo patrimônio de muita gente bem como o bem-estar de todos os moradores.

Com as dicas que aqui apresentamos, você pode ter certeza de que seu imóvel será um dos melhores lugares para se viver. E enquanto você planeja suas ações para o prédio, que tal aproveitar o espaço aqui nos comentários e nos falar como é feita a administração do seu condomínio? Participe da conversa!

Checklist para administração de condomínio

Tarefas diárias

• Conversar com o zelador para conhecer as reclamações e sugestões dos condôminos;

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• Conferir o estado dos jardins;

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• Verificar o funcionamento das câmeras de segurança;

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• Conferir se há obstruções nas saídas de emergência;

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• Verificar o funcionamento do elevador e a limpeza das piscinas.

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Tarefas semanais

• Conferir o estado dos brinquedos no playground;

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• Acompanhar a evolução de despesas como internet, água, luz, etc.;

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• Verificar o estado das instalações hidráulicas.

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Tarefas quinzenais

• Providenciar a manutenção do jardim;

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• Alternar o uso da bomba d’água;

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• Realizar a limpeza dos ralos e grelhas de escoamento da água da chuva.

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Tarefas mensais

• Realizar o fechamento mensal das contas do condomínio e providenciar o envio dos boletos aos moradores;

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• Cuidar pessoalmente dos casos de moradores inadimplentes;

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• Fechar os balancetes de prestação de contas para enviar aos moradores;

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• Fazer uma reunião com o conselho de moradores;

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• Fazer a poda de limpeza do jardim;

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• Lubrificar os portões eletrônicos;​

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• Verificar o estado e a instalação dos para-raios;

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• Fazer a manutenção dos geradores;

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• Solicitar a regulagem das sapatas de freio dos elevadores;

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• Fazer a supercloração das piscinas, preparando-as para os períodos de maior uso.

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Tarefas bimestrais

• Rever os contratos de manutenção e fornecimento de serviços;

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• Checar as condições de trabalho e segurança dos funcionários;

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• Testar a bomba de incêndio;

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• Fazer a verificação e manutenção das bombas de piscina;

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• Verificar as baterias e instalações das luzes de emergência.

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Tarefas trimestrais

• Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e água da chuva;

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• Lubrificar as maçanetas;

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• Verificar o estado das mangueiras anti-incêndio.

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Tarefas semestrais

• Acionar tubulações que não são constantemente usadas;

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• Realizar a limpeza das caixas d’água.

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Tarefas anuais

• Cuidar da parte de impostos sobre o pagamento de funcionários;

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• Verificar o pagamento da taxa anual de funcionamento dos elevadores;

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• Realizar a renovação de contratos;

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• Fechar a contabilidade do ano para apresentação em assembleia;

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• Organizar a Declaração do Imposto de Renda do condomínio.

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Tarefas ocasionais

• Realizar reuniões emergenciais para analisar fatos urgentes, que não podem esperar;

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• Fazer a clarificação e decantação da piscina;

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• Checar o nível de óleo dos elevadores;

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• Inspecionar as instalações elétricas;

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• Realizar a poda de formação e condução do jardim.

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Fonte: Novo mundo administradora

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