Fui Eleito Síndico! E agora?
Ser síndico é desempenhar uma função complexa e desafiadora. Para muitos é o famoso abacaxi! Mas como todo condomínio precisa de um síndico, eu realmente espero que você seja bem sucedido nesta missão.
É comum o síndico morador assumir o cargo sem ter conhecimento da real abrangência das responsabilidades inerentes a função e só ter consciência ao se deparar com os problemas.
Na qualidade de responsável legal pelo condomínio, o síndico também denominado mandatário, possui inúmeras obrigações, como a de realizar o seguro da edificação, prestar contas, fazer cumprir a Convenção e o Regimento Interno, entre outras, bem como responder judicialmente quando causar prejuízo, comprovado por sua ação ou omissão.
Sim, essas responsabilidades são muito preocupantes e normalmente, quando são detalhadas nas palestras e cursos que ministro pelo país afora, levam muitos dos síndicos presentes a se questionarem se vale a pena continuar o mandato.
Receios a parte, é possível utilizar alguns pontos-chaves comuns a maioria dos condomínios, nos quais o síndico consegue ter um ponto de partida.
Inteligência Emocional – é salutar saber administrar as próprias emoções para estar na função de síndico. Precisa engolir sapos, falar e se calar na hora certa, ser imparcial, mediar determinados conflitos e NUNCA dar ar de pessoalidade as críticas desferidas, tão pouco para as recebidas.
Conhecimento- as demandas mudam de tempos em tempos e de um local para o outro. Busque informação e aperfeiçoamento continuo através de livros, cursos, palestras, internet.
Assessoria- o apoio de uma boa assessoria contábil, administrativa e jurídica ajudam o síndico a tomar as melhores decisões. Atualmente, os condomínios também têm contratado especialista na área condominial para atuar assessorando o síndico morador nos mais variados assuntos. Às vezes, um síndico profissional deixa de ser eleito, pois os condôminos não querem síndico externo, mas contratam o profissional para assessorar o síndico morador.
Decisões- é comum saber de síndicos destituídos por tomarem decisões polemicas sem consultar o conselho fiscal/consultivo, a assembleia e os condôminos em geral. Claro que o gestor possui autonomia para tomar certas medidas, entretanto, toda cautela é bem vinda quando se trata de assuntos delicados. Não aja sozinho, isso pode evitar desconfiança e aborrecimentos desnecessários.
Legislação – evite se aventurar, quem segue a legislação e os regulamentos, dificilmente irá ter problemas. Consulte previamente a assessoria jurídica, pois as leis e o entendimento do judiciário podem sofrer alterações e impactar em algum posicionamento que o síndico precisa adotar.
Político – converse com os moradores, síndico é um cargo político, isso implica ser político o que não se confunde com parcialidade.
Comunicação - síndicos precisam se comunicar frequentemente com os condôminos através de circular, avisos, comunicados, cartas e etc. Divulgue tudo que envolve o condomínio. Por exemplo: o motivo e prazo de interdição da piscina, compra de equipamento para o jardim, limpeza de caixa d´agua, relembre as regras. Seja via internet, nos elevadores ou no mural do condomínio. Comunique-se! Toda vez que faltar informação, inevitavelmente, o morador vai reclamar.
Bom senso – agir com serenidade, sensibilidade e bom senso é fundamental para ser síndico. Não queira ser o xerife e agir como tirano, pois cria um clima de ditadura no condomínio. As pessoas deixam de ter respeito e passam a ter medo do síndico. O síndico não precisa ser herói, mas um gestor sábio e coerente faz muito bem.
Plano Diretor – para reduzir custos e evitar prejuízos, planeje ações a curto, médio e longo prazo. As adaptações podem ser realizadas no planejamento, conforme algo inesperado acontece. Dados sobre as despesas, arrecadação e inadimplência são considerados fundamentais para um planejamento assertivo.
Despesas – um bom síndico conhece as principais despesas do condomínio. Pagamentos para as concessionárias de água, energia elétrica, gás, funcionários, contratos de conservação e manutenção, costumas consumir cerca de 90% do total da arrecadação.
Situação Legal – toda vez que ocorre troca de síndico é necessário promover a atualização cadastral do condomínio. Solicite orientação da administradora para proceder a atualização.
Documentos – alguns documentos devem ser guardados de forma permanente, como a planta do empreendimento, convenção, CNPJ, Processos trabalhistas e prontuários de funcionários. Peça para administradora elaborar uma lista com os prazos para guardar os documentos e a utilize como check list. Digitalizar os documentos também auxilia na guarda e conservação das informações. Registrar a atas das assembleias em cartório também é um cuidado importante.
Seguros – o síndico é responsável por garantir que o condomínio tenha todos os seguros obrigatórios contratados. Tais como: coberturas contra danos à estrutura da edificação, contra incêndios, raios, explosão, danos elétricos, vendaval e impacto de veículos. De preferencia aos corretores que vão até o condomínio e procuram extrair todos detalhes relativos ao edifício e importantes para apólice confiável.
Manutenção – a edificação e equipamentos que a compõem necessitam de manutenção preventiva e corretiva. Crie uma tabela para controle dessas manutenções, de modo a gerir a periodicidade e facilitar o planejamento.
Ter um ponto de partida sem dúvida facilita para o iniciante, todavia é conveniente ressaltar que cabe a cada gestor avaliar e realizar as adequações pertinentes ao perfil e realidade do condomínio que cuida.
Enfim, para evitar transtornos, ter certa tranquilidade e garantir o sucesso da gestão, um bom síndico precisa ter interesse em conhecer, ainda que superficialmente, as diversas áreas com as quais vai lidar e contar com a assessoria de boas empresas. Acredito que um síndico bem intencionado e bem orientado é capaz de fazer um excelente trabalho!
GUANAIRA CREMONESE
Advogada
Síndica Profissional
Coach e Master Practitioner em PNL
Especialista em Mediação de Conflitos
Consultora de Gestão em Empreendimentos
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